Waarom verwerkt KSA Sint-Lieven Gent Jongens persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden door KSA Sint-Lieven Gent Jongens verwerkt en gebruikt voor verschillende doeleinden:

• voor deelname aan onze activiteiten;
• om je te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en algemene mails;
• om zo goed mogelijk zorg te kunnen dragen voor de gezondheid van onze leden;
• voor het bekomen van subsidiëring door de overheid;
• voor archief doeleinden

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en opslaan:

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres;
• contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres;
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, dieetvereisten;
• beeldmateriaal;
• gegevens eigen aan onze werking: lidnummer, leeftijdsgroep, deelname aan activiteiten, betaling lidgeld, betaling kampinschrijving, functies binnen de groep;
• medische gegevens: aandoeningen of allergieën waar we rekening mee moeten houden, bijzondere aandachtspunten;

Persoonsgegevens worden door KSA Nationaal vzw verwerkt en gebruikt voor de volgende doeleinden:

• om je aan te sluiten bij onze jeugdbeweging en je te verzekeren;
• om je te informeren over onze werking en voor het versturen van informatie over onze activiteiten via nieuwsbrieven, uitnodigingen en het leden- en leidingstijdschrift;
• voor het bekomen van subsidiëring door de overheid;
• voor archiefdoeleinden;

Geef je mijn gegevens door aan derden?

We kunnen bepaalde gegevens doorgeven aan de lokale overheid binnen het kader van een subsidie- en/of veiligheidsreglement.

Daarnaast kunnen we de gegevens die je aan ons bezorgt doorgeven aan derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (nl. Gimme) voor het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met die partijen maken wij daarover uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoongegevens te waarborgen. Wij geven je gegevens niet door voor commerciële doeleinden en kunnen dan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor het versturen van reclame buiten het medeweten van onze organisatie om.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

We bewaren je persoonsgegevens zolang het nodig is om te kunnen voldoen aan de doeleinden van de privacyverklaring. U kan te allen tijde uw gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen. Uw gegevens worden steeds bijgehouden voor een vooraf bepaalde duur.

• Inschrijvingsformulieren worden gebruikt bij het vormen van de ledenlijst en daarna vernietigd.
• Medische fiches worden gehouden tot het moment wanneer het lidmaatschap bij KSA Sint-Lieven niet wordt verlengd. Wanneer het lidmaatschap wordt stopgezet, krijgt u het enige exemplaar van deze medische fiche terug, of wordt het op uw verzoek vernietigd. De medische fiche wordt niet gekopiëerd. U heeft hoe dan ook de mogelijkheid om op gelijk welk moment de medische fiche van het lid in te zien, te laten verwijderen of aan te passen.
• De ledenlijsten worden elk jaar opgesteld op basis van de inschrijvingsformulieren. De ledenlijst wordt gedurende één werkjaar digitaal bijgehouden, daarna wordt deze ontoegankelijk gemaakt en verwijderd.

Zijn mijn gegevens goed beveiligd?

We hebben passende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo is ons digitaal ledenbestand Digit enkel toegankelijk via een persoonlijke login. Onze hele leidingsgroep is ingelicht over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en houdt zich aan de afspraken die we hier omtrent maakten. De medische fiches zijn slechts toegankelijk voor de EHBO-verantwoordelijken en banleiders en worden, zoals hierboven vermeld, tijdig vernietigd. De ledenlijsten zijn slechts toegankelijk voor de banleiders en worden tevens tijdig vernietigd.

Wat zijn mijn rechten rond mijn gegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te kijken, aan te passen of te laten verwijderen. Als lid van KSA kan je bijvoorbeeld zelf je gegevens in Digit inkijken en aanpassen. Wil je je rechten uitoefenen, dan staat hierboven hoe je contact met ons kan opnemen.

Wat als ik vragen heb?

Heb je een vraag over de verwerking van je gegevens, neem gerust contact op met ons of met KSA Nationaal vzw. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Vanuit KSA Sint-Lieven Gent Jongens vertrekken we echter vanuit de filosofie dat een constructief debat elk euvel kan oplossen, en verzoeken u dan ook dat wanneer er klachten zijn u eerst tot ons komt.

Slotopmerkingen

KSA Sint-Lieven Gent Jongens kan haar privacyverklaring steeds aanpassen. Grondige wijzigingen zullen we steeds aankondigen via de Landsknecht, onze website en ons communicatieplatform Gimme. Onderaan dit document vermelden we wanneer de verklaring het laatst werd aangepast.

Versie 1.0, laatst gewijzigd op 28 augustus 2018 te Gent.